Jednodušší cesta ke kontrole plnění usnesení

Krátce na začátek, co to vlastně USN je a k čemu se používá? USN je zkratka modulu „USNESENÍ A PORADY“, jak již název napovídá, jedná se o přípravu a tvorbu materiálů pro zastupitelstva a rady obcí a měst. Samozřejmostí je možnost vedení a zpracovávání porad a komisí jakéhokoliv druhu. Modul nám umožňuje pracovat s ním i přímo na daném jednání a veškeré výstupy zaznamenávat a distribuovat dále. Ale dost k funkčnostem modulu, pojďme se podívat na zkušenosti referentů a správců, kteří s daným modulem začínají, nebo již několik let pracují.

S dotazy na zkušenosti s modulem USN jsem oslovil Správce IT na Městském úřadě v Lanškrouně pana Petra Celého, dále tajemníka Městského úřadu Chropyně pana Ing. Jiřího Roseckého a tajemníka Městského úřadu Moravský Beroun pana Bc. Marka Malínka. Těmto pracovníkům jsem položil všem stejné dotazy a to :

1.       Z jakého důvodu jste pořídili USN (popřípadě přešli z jiného systému) ?

2.       Jaké bylo vaše očekávání od systému?

3.       Pro které jednání modul využíváte? RM, ZM, komise, porady atd. ?

4.       Jak dlouho modul používáte?

5.       Jste spokojeni s modulem? Popřípadě co byste vylepšili?

6.       Kolik pracovníků modul využívá?

7.       Na které další moduly máte USN propojeno?

Začneme od Městského úřadu Chropyně, který modul usnesení používá asi rok a půl. Prvotní spuštění modulu začalo rokem 2018. Na dotazy odpovídal pan tajemník Ing. Jiří Rosecký. Jako druhý odpovídal pan tajemník Moravského Berouna pan Bc. Marek Malínek a na závěr pan Petr Celý z Městského úřadu Lanškroun.

Z jakého důvodu jste pořídili USN (popřípadě přešli z jiného systému) ?

„Žádný podobný systém jsme neměli. Dříve se materiály na jednání zastupitelstva připravovaly velmi strohé, na jednání rady se většina materiálů předkládala ústně. Usnesení byla formulována lidově a jejich vypovídací schopnost nebyla valná. Zasedání rady se museli účastnit vedoucí odborů, kteří materiály předkládali, což je značně zdržovalo od jiné práce.

Někdy po roce 2007, kdy jsme na našem úřadě zavedli systém GINIS, jsme vytvořili šablony materiálů do rady a zastupitelstva v rámci modulu USN a vydali jsme metodický pokyn, co mají připravované materiály obsahovat a jak má být správně usnesení formulováno. V té době to znamenalo velký skok kupředu – zastupitelé dostali informace s dostatečným předstihem, ty informace byly konkrétní, v materiálech byl i přesný návrh usnesení… to vše vedlo k zefektivnění jednání.

Stále to však nebylo dokonalé. Zvláště provádět změny v materiálech znamenalo verzování souborů a zatěžování úložiště na serveru, do zápisu musela zapisovatelka vše přepsat, a kontrolovat plnění usnesení byla neskutečná „otročina“. Proto když jsem v roce 2016 nastoupil do funkce tajemníka úřadu, řekl jsem asi po půl roce této nesmyslné činnosti pomyslné „DOST“ a začal jsem hledat systém, který by přípravu, zpracování závěrů a kontrolu plnění usnesení řešil v kostce.

Systém GINIS byl u nás zavedený, nicméně ani úřady, které tento informační systém používaly, modul USN nevyužívaly. Proto jsme i my hledali jinde – Radnice VERA, Datron, Software 602... Každý měl svá pro, bohužel spoustu proti. Nakonec jsme se obrátili na vstřícné kolegyně na městském úřadě v Lanškrouně a jeli se k nim na tento modul podívat. Nakonec jsme se, ač jsme byli smířeni s tím, že žádný systém zřejmě nebude stoprocentně odpovídat našim představám, rozhodli, že ho na našem úřadě rozjedeme. „

Jak se s touto otázkou vyrovnal pan tajemník Moravského Berouna? Pan Bc. Marek Malínek

„Tento modul odpovídá potřebám našeho úřadu s tím, že urychluje a zpřehledňuje vedení materiálů jednotlivě připravovaných pracovníky úřadu pro orgány města a další rozhodovací a schvalovací proces.“

Pan Petr Celý s Městského úřadu Lanškroun se vyjádřil k tomuto dotazu velice obdobně jako pan tajemník z Moravského Berouna. Podotknu, že Městský úřad v Lanškrouně používá s dotazovaných úřadu, tento modul nejdéle a to včetně napojení na hlasovací systém.

Jaké bylo vaše očekávání od systému?

„Už jsem odpověď na tuto otázku nastínil v předchozím textu. Z mé strany vedla k zavedení nechuť do činnosti, která spočívala v evidenci plnění usnesení. Jen si to představte – ze zápisu z jednání vypsat do excelové tabulky číslo usnesení, datum plnění a odpovědnou osobu. Pak tabulku seřadit podle data plnění a k dalšímu jednání úkoly vypsat do samostatného wordovského souboru, který jsem e-mailem odeslal jednotlivým zodpovědným osobám, a ony do těchto jednotlivých souborů dopisovaly, kdy byl úkol splněn nebo v jaké fázi se nachází. Soubory zpracovatelé odeslali zpět a z nich jsem tvořil ucelený soubor pro jednání rady. Delegovat část těchto činností nešlo, protože nebylo na koho, proti využití sdílených souborů stála zase skutečnost, že všichni nemusí vědět všechno. A rada je přece neveřejná. Z mého pohledu jsem chtěl mít systém, který zodpovědné osobě zobrazí úkoly, které má k plnění, a ta jednoduchým kliknutím buď potvrdí splnění, nebo popíše aktuální stav.

Nový systém měl také materiály do jisté míry sjednotit. Nešlo mi na rozum, proč úředník, který na jedno jednání připravuje dva materiály, které jsou tematicky stejné (např. výsledek výběrového řízení na investiční akci) má v každém materiálu jinou důvodovou zprávu, a dokonce jinak formulované usnesení. Takže zde byl požadavek na možnost kopírování materiálů.

Materiály tvořené v USU nešly nijak exportovat. Vlastně šly, ale opět s tím byla hrozná práce. A my jsme chtěli zrušit nákladnou a časově náročnou distribuci materiálů v papírové podobě. Další požadavek byl tedy na světě. A kdyby se ještě do výsledného pdf souboru při exportu zrovna přidaly i veškeré přílohy, bylo by to velké významné plus.

Chtěli jsme se také zbavit onoho neustálého verzování při prováděných úpravách a nechtěných „ukliknutí“. Kolikrát se stalo, že úředník připravoval materiál třeba celé dopoledne, někdo k němu přišel něco vyřizovat, on přeskočil do jiného okna, najednou mu vyskočilo informační okno, on ho odkliknul a záhy zjistil, že si původní soubor bez uložení změn zavřel. To už je pak pozdě rvát si vlasy z hlavy.“

Podle prvotních odpovědí a odpovědí na další otázku se dá usoudit, že požadavky a důvody pro pořízení systému se na úřadech shodují. Odpověď pana tajemníka z Moravského Berouna je sice strožejší, ale význam má stejný.

„Smyslem zavedení daného systému byla právě vyžadovaná přehlednost tvorby materiálů na jednom místě, jeho následná evidence a možnosti exportu do zřízených úložišť pro zastupitele a dříve i pro radní.“

Taktéž i pan Celý má na problematiku stejný názor.

„ Sjednocení formátu předkládaných bodů od jednotlivých zpracovatelů (referentů), kontrola nad předávanými úkoly z jednání orgánů města, kontrola plnění přijatých usnesení, urychlení přípravy exportu podkladů pro zastupitele, komfortnější přehled předkládaných bodů formou odkazů na PDF dokumenty, export navržených bodů pro hlasovací systém Ministr.“

Pro které jednání modul využíváte? RM, ZM, komise, porady atd. ?

„Modul USN jsme prioritně pořídili pro jednání rady města a zastupitelstva města. Vzhledem k tomu, že tajemnice kontrolního výboru je zároveň jedním ze správců modulu USN, vede od tohoto volebního období v tomto modulu i agendu kontrolního výboru. Porady vedoucích úředníků u paní starostky, kde bývá ukládána celá řada úkolů, evidujeme jen ve Wordu. Úkoly sledujeme, plnění oznamujeme ústně, diskutujeme u nich a k tomu pijeme výbornou kávu. Občas se na pondělní poradě objeví třeba koláček nebo zabíjačka. Systém jsme zatím nepřizvali.“

Město Moravský Beroun používal modul hlavně pro jednání zastupitelstva města a rady města. V současnou dobu již radu nemá a využívá tedy systém i k tvorbě materiálů pro starostu města. Pro s radu a zastupitelstvo systém využívá i Město Lanškroun.

Jak dlouho modul používáte?

„K implementaci modulu USN došlo na konci roku 2017, ke spuštění v lednu 2018. Systém jsme intenzivně ladili a nastavovali zhruba čtvrt roku. Zlepšování nastavených postupů, a hlavně úprava sestav, probíhá neustále. Naštěstí jsem spolu s naším informatikem absolvoval někdy v roce 2008 školení na tvorbu a úpravu šablon, takže pro nás není problém si šablony upravovat podle našich aktuálních požadavků a nemusíme s tím nikoho zatěžovat.

Zavedení systému se samozřejmě neobešlo bez fáze odporu ze strany úředníků, které však velmi brzy o prospěšnosti celého systému a jeho výhodách přesvědčil nejen můj zvýšený hlas, ale především odměna na výplatní pásce.“

Městský úřad v Moravském Berouně systém využívá od roku 2016 a MÚ Lanškroun o rok déle.

Jste spokojeni s modulem? Popřípadě co byste vylepšili?

„Spokojeni jsme, byla naplněna naše očekávání, nicméně jsme Češi a ti nejsou nikdy spokojeni stoprocentně.“

Pan Malínek se k této otázce vyjádřil následovně:

„Jako celek modul odpovídá potřebám práce našeho úřadu. Pro tuto potřebu bychom přivítali, aby výsledky schválení (rozhodnutí) se promítly k jednotlivým bodům, ke kterým bude mít zpracovatel okamžitý náhled bez nutnosti jejich dohledávání v zápisech či přehledu usnesení. Jinak dílčí změny, které jsou důsledkem jistého vývoje způsobu práce a potřeby vedení agendy, jsou prováděny na základě požadavků průběžně. „

Pan Petr Celý:

„Od počátku implementace jsme se aktivně podíleli přímo s vývojáři na odstraňování nedostatků,  vylepšení modulu a propojení s moduly USU a UKO. Troufneme si tvrdit, že jsme byli pilotní obcí pro nasazení tohoto modulu a díky ochotě asistentky starosty, která trpělivě hlásila nedostatky a návrhy na zlepšení, se nakonec podařilo s programátory Gordicu dotáhnout modul do dnešní (téměř dokonalé:) podoby.“

Kolik pracovníků modul využívá?

„V současné době je to 18 uživatelů. Máme to štěstí, že naši uvolnění zastupitelé se s tímto systémem sžili a materiály, které předkládají oni, si připravují sami. Naopak kvůli licencím do tohoto systému nemají přístup ředitelé příspěvkových organizací a jimi zaslané podklady zpracovává asistentka starostky. Systém má celkem 4 správce (tajemník, vedoucí odboru vnitřních věcí, asistentka starostky a informatik), kteří ho administrují. Celkem tři úředníci mohou do systému jen nahlížet, protože jsou nositelé úkolů, ale nemohou žádný z materiálů editovat.“ – Ing Jiří Rosecký

Na MÚ Moravský Beroun je tento modul zřízen pro 27 pracovníků a v Lanškrouně dokonce pro 50 uživatelů.

Poslední otázku, kterou jsem položil, byl dotaz na které další systémy a moduly mají USN napojeno.

„Propojení máme na modul USU. V současné době odlaďujeme přímé načítání dokumentů do USN jako jednacích bodů na zasedání zastupitelstva nebo rady. Úředník nemusí u dokumentu evidovaného v USU ukládat přílohy do počítače a odtamtud je přidávat do USN k jednacímu bodu, ale na pár kliknutí z dokumentu vytvoří jednací bod a zařadí ho do jednání.

Modul USN byl při implementaci instalován i s modulem UKO, ale ten na našem úřadě nevyužíváme.“

Město Moravský Beroun používá zatím propojení modulu pouze se spisovou službou Gordic a plánujeme napojení na modul UKO. Městský úřad Lanškroun taktéž propojení se spisovou službou a modul pro úkoly již využívá a navíc využívají i komunikaci s hlasovacím zařízením „MINISTR“.

Dovoluji si říci, že z daných odpovědí pracovníků, kteří s modul USN pracují a využívají jeho návazností a možností, vyplívá, že hodnotí práci i funkčnost našeho modulu USN pozitivně. Modul samozřejmě prodělává neustále kroky vpřed a na doplňování funkčností a výhod se neustále pracuje.

Služby, které realizujeme během voleb

Služby, které realizujeme během voleb.

Poslední dobou jsou v naší republice každý rok nějaké volby. Některé roky až do roku 2027 půjdeme k volebním schránkám i dvakrát ročně. Nyní v květnu proběhly náročné volby do Evropského Parlamentu. V příštím roce budou volby do zastupitelstev krajů a někde do 1/3 Senátu Parlamentu ČR. Předtím, než přijdou voliči k volebním schránkám je fáze sestavování volebních seznamů pro volební komise. Každé volby jsou v mnoha věcech odlišné, každé se řídí jiným zákonem a jinak se nahlíží např. na občany ve výkonu trestu, hospitalizovaným v nemocnici, atd. Ve většině obcí je příprava volebního seznamu jen na jedné osobě. Proto si většina obecních a městských úřadů nechá s náročnou přípravou pomoct.  Naše firma má pro problematiku voleb proškoleného pracovníka s mnohaletou praxí.

Ve fázi přípravy volebních seznamů řešíme překážky k výkonu volebního práva občanů, vydané voličské průkazy, zvláštní seznamy, atd. Velmi důležitá je také aktualizace registru obyvatel dané obce a porovnání se skutečným stavem z Informačního systému evidence obyvatel. Obec, která má zakoupené rozšíření Registru obyvatel GINIS (ROB) o sledování změn ze základních registrů, řeší většinou jen drobné rozdíly nebo vůbec žádné. Sledování změn z ISZR jim poskytne i údaje jako jsou změna jména a příjmení, změna bydliště s adresou, apod. Takové informace se z dávek z Portálu veřejné správy nemohou dozvědět.

Po vyřešení konfliktů se skutečným stavem a zadání potřebných parametrů k volbám, program na základě kritérií sestaví výpis seznamu voličů, který se předává volebním komisím. Doposud jsme ve spojitosti s volebními seznamy neřešili žádné zásadní problémy.

Reference:

Ráda bych touto cestou poděkovala za přípravu volebních seznamů pro volby do Evropského parlamentu. Spolupráce s panem Bc. Winigem byla výborná a rozhodně byla přínosem ve smyslu jak správného vedení seznamů, tak samotných tisků sestav pro roznášku a pro okrskové volební komise.

Obecní úřad Bludov, Ludmila Skoumalová, matrika, evidence obyvatel.

Přípravu volebních seznamů pro volby do  EP 2019 na Obci Police prováděl p.Tomáš Winige. Příprava těchto volebních seznamů, je pro naši organizaci přínosná a využíváme ji pravidelně. Pomáhá nám snížit administrativní náročnost při přípravě a zpracování voleb. Dalším přínosem je zajištění aktuálnosti údajů díky propojení na aktuální evidenci obyvatel. Dále oceňujeme možnost tisku různých tipů volebních seznamů a seznamů pro roznášku volebních lístků.

Obecní úřad Police, Lenka Seidenglanzová, referentka.

Přípravu volebních seznamů, k nám na obec, jezdí pravidelně chystat pan Winige. Jsem s tímto velmi spokojená. Vše mi vysvětlí a seznamy pro roznášku i hlavní seznamy pro komisi jsou přehledné.

Obecní úřad Moravičany, Dana Křepská, referent státní správy a samosprávy.

Zpracování firmou ASI bylo pro nás velkým přínosem především z časového a profesního hlediska. Vyhotovení volebních seznamů bylo rychlé a precizní.

Obecní úřad Velké Losiny, Ivana Tomášková, DiS., matrika, evidence obyvatel.

Některým obecním a městským úřadům také nabízíme možnost pronájmu výpočetní a reprografické techniky do volebních okrsků. Naši pracovníci připravují počítače a tiskárny pro bezproblémové použití v rámci zpracování výsledků jednotlivých volebních okrsků včetně jejich rozvozu do volebních místností. Obecní úřady tak nemusí poskytovat volebním komisím své počítače s citlivými daty.

Reference:

Chtěl bych poděkovat za pomoc při přípravě voleb v našem volebním okrsku Krchleby. Po vzájemné dohodě, zadání objednávky a dohodnutí termínu brzy ráno v den voleb do Evropského parlamentu, bylo ze strany Vaší firmy postupováno naprosto profesionálně.

Byla dodržena přesně dohodnutá doba a průběh instalace PC s tiskárnou včetně stažení a nainstalování příslušného programu pro vyplnění hlasovacích listin byl velmi rychlý. V průběhu vlastních voleb se v našem okrsku nevyskytly žádné problémy s instalovanou technikou také díky kvalitně poskytnuté služby z Vaší strany.

Obecní úřad Krchleby, Vojtěch Keszeli, starosta.

Obecní úřad Lukavice již několikrát využil možnosti pronájmu výpočetní techniky ke sčítání hlasů při volbách  od firmy  ASI informační technologie s.r.o. Mohelnice. Spolupracujeme s Bc. Tomášem Winige. Služba pronájmu notebooku a tiskárny je bezproblémová. S přístupem a službami p. Winige jsme spokojeni.

Obecní úřad Lukavice, Liběna Jarošová, účetní.

USN - zkušenosti s implementací s modulem usnesení a úkoly

Modul USN usnesení a porady slouží ke kompletnímu zpracovávání veškerých podkladových materiálů pro porady, komise, radu měst a obcí a zastupitelstev. Samozřejmostí je distribuce těchto materiálů všem dotčeným osobám a výsledné zpracování a ukončení jednání.

Ze zkušeností s implementací tohoto modulu je jasně daný postup implementace a sběru materiálu.

V prvé řadě je důležité si jasně říci, které porady a jednání budou v modulu zpracovávány, a které osoby budou daná jednání řídit, chystat a dále zpracovávat a doplňovat materiály pro jednání. U jednotlivých porad a jednání se dále musí nastavit znění jednotlivých výroků, které se poté zobrazují jako návrh usnesení. Číslo usnesení se taktéž generuje z přednastavených hodnot. Takhle by se dalo pokračovat dále ve výčtu dalších a dalších důležitých nastaveních tohoto modulu.

Každé jednání má svůj jasný řád a program, proto i příprava těchto materiálů by měla mít stejný princip a všechny zainteresování osoby, které jsou pověřeny přípravou a sběrem materiálů, by měly dodržovat určitá pravidla, která jim hlavní správce (který mimo jiné dané jednání zakládá) určí.

Jedná se především o plnění termínu, do kdy bude dané jednání otevřené pro sběr podkladů a v neposlední řadě plnění termínů úkolů, které vyplynou z daných jednání a porad.

Ke kontrole těchto termínů nám slouží napojení na modul UKO – úkoly, kde každý pracovník vidí svůj seznam úkolů, které má vyřídit, které má splněny a případně které zadal.

Ze zkušeností s implementací jasně vyplývá, že je velice důležité si hned na začátku říci, co od daného modulu očekává zákazník, jaké výstupy se budou z modulu tvořit a tisknout. Modul USN disponuje mnoha funkcemi, které se nastavují dle potřeb daného zákazníka. Modul umí komunikovat i s hlasovacími zařízeními a spisovou službou Gordic, což nám zaručuje, že při zakládání jednání se nám vytváří spis, do kterého jsou postupně vkládány veškeré body programu včetně materiálů a příloh.

Zde vyjmenované zkušenosti a požadavky na pořízení USN je opravdu pouhý zlomek toho, co vše je nutné před implementací vytvořit a jasně vytyčit pravidla fungování modulu a jeho napojení na ostatní modulu GORDIC GINIS.

Pokud byste tento modul rádi viděli a seznámili se s ním, prosím o zkontaktování a rád Vás s tímto modulem seznámím.

Digitalizace se netýká jen velkých měst, své o tom vědí v Chropyni

Chropyně přistupuje k elektronizaci procesů více než zodpovědně. Tajemník města Jiří Rosecký v rozhovoru prozradil úskalí digitalizace i možné vize do budoucna. Obec je nejenom příkladem pro ostatní, ale i důkazem, že se využití technologií pro zlepšení života nemusí týkat pouze velkých měst.

Celý článek najdete v příloze.

Autor: Jiří Ferbínek

Publikováno dne: 11. 6. 2018

Zdroj: Gorinfo 1/2018

Město Chropyně se nachází blízko Kroměříže v jižní části Hané. Je rodištěm mytického hanáckého krále Ječmínka. Tamní Zámecký rybník je největším hnízdištěm racka chechtavého ve střední Evropě a okolní lužní lesy jsou pro svůj vzácný biotop zařazeny mezi významné evropské lokality NATURA 2000. A mohli bychom jmenovat i mnoho dalších míst a faktů, které činí toto město s bezmála pěti tisíci obyvateli jedinečným. My však uděláme odbočku do jiných tematických vod, konkrétně do světa IT a digitalizace. Potěšující pro GORDIC je fakt, že Chropyně využívá GINIS jako svůj stěžejní informační systém. O zkušenosti se zapojením nových technologií do chodu města se s námi podělil Ing. Jiří Rosecký, tajemník městského úřadu.

Město Břidličná upgradovalo webové stránky

Město Břidličná po několika letech změnilo vzhled svých webových stránek, nově také v responzivním designu, který se přizpůsobuje zařízení, na kterém si stránky prohlížíte.

Více na www.mu-bridlicna.cz.

Obec Horní Čermná má nový web

Obec Horní Čermná má od ledna tohoto roku nové webové stránky, jsou umístěny na adrese www.hornicermna.cz.

Horní Čermná (německy Ober Böhmisch Rothwasser) je obec ležící ve východní části okresu Ústí nad Orlicí v Pardubickém kraji nedaleko hranice s okresem Šumperk v Olomouckém kraji. První zmínka o obci je z roku 1304 (za vlády předposledního Přemyslovce na českém trůně - krále Václava II.). V minulosti byla Horní Čermná částí městyse Čermná. Obec má 1 047 obyvatel a rozlohu 1 767 ha. Táhne se podél silnic druhé třídy. Leží asi 8 km od obce s rozšířenou působností - města Lanškrouna a 19 km od okresního města Ústí nad Orlicí.

Digitalizace procesů Městského úřadu Moravský Beroun

 Úroveň informačních technologií a bezpečnostní politika měst a obcí nebyly nikdy nastaveny na jednotnou úroveň. Po zrušení okresních úřadů v roce 2003 převzaly obce s rozšířenou působností (ORP) další agendy a ty si opět každé ORP řešilo dle svých možností včetně aktuální technické a technologické vybavenosti. Tím došlo k nárůstu rozdílů mezi jednotlivými ORP ve výkonu veřejné správy.

 Následně došlo k výraznému rozvoji elektronizace služeb (projekt CZECH Point, datové schránky, základní registry, aj.) na obcích a jejich další individualizaci. Výsledkem je nejednotnost bezpečnostních politik, která mimo jiné znamená různé pojetí bezpečnosti služeb TC.

 Cílem oblasti intervence IOP 22 je modernizace a zefektivnění činností a procesů v oblasti veřejné správy a navazujících veřejných služeb a územního rozvoje jako předpokladu pro vytvoření moderní občanské společnosti a zvýšení konkurenceschopnosti regionů a ČR jako celku.

 Projekt „Výzva 22 - Moravský Beroun“ je součástí celostátního operačního programu, oblast intervence 2.1 IOP, v rámci kterého budou na úrovni města Moravský Beroun realizovány takové aktivity, které mají za cíl posílení bezpečnosti dat, elektronizaci procesů, digitalizaci dat, přiblížení úřadu občanovi aj., čímž se zefektivní výkon veřejné správy a naplní vize eGovermentu v ČR. V rámci projektu se uskuteční např. napojení spisové služby (SSL) města na krajskou digitální spisovnu (KDS), digitalizace dat úřadu či zvýšení bezpečnosti provozu serverové části IT organizace. Celková výše způsobilých výdajů projektu je 1 954 029 Kč, z toho dotace ze strukturálního fondu ERDF je 85% a 15% je spolufinancováno z rozpočtu města. Projekt je realizován městem Moravský Beroun.

 Projekt: „Výzva 22 - Moravský Beroun” 

Registrační číslo: CZ.1.06/2.1.00/22.09539 
Výzva č. 22 v rámci IOP - Zavádění ICT v územní veřejné správě

Ing. Roman Mondek 
tajemník MěÚ

Rozklikávací rozpočet pro příspěvkové organizace Města Lanškroun

 Během října 2015 jsme začali s implementací „rozklikávacího rozpočtu“ pro příspěvkové organizace města Lanškroun. Tato verze funguje obdobně jako již nasazený rozklikávací rozpočet města Lanškroun, který naleznete na http://rozpocet.lanskroun.eu/.

Na výnosy a náklady příspěvkové organizace lze nahlížet v průběhu let a je možné porovnání i mezi jednotlivými organizacemi.

 Rozklikávaci rozpočet PO je pro uživatele graficky atraktivní, moderní a srozumitelný. Je výbornou doplňkovou volbou pro rozklikávací rozpočet města a přispívá velkou měrou k transparentnosti úřadu.

 Autor: Tadeáš Pechan

Město Albrechtice dává slevy za třídění odpadu

Hladkému fungování nového systému sběru odpadů napomáhá také inovativní řešení v GINISu. Kolik ušetří, zjistí lidé na webu města po vzoru rozklikávacího rozpočtu.

Vedení Města Albrechtice uvažovalo o způsobu, jak zvýšit ochotu občanů k třídění a recyklaci odpadů z tuhého komunálního odpadu (TKO). Vize byla jednoduchá: pokud třídíte odpady, dostanete na oplátku od města odměnu, a to formou slevy za odvoz TKO na další rok (až do výše 50%). Nápad byl realizován a za třídění papíru a plastů dle stanovených pravidel dostávají občané úlevy z poplatku.

Moderní přístup k inventarizaci majetku v podání Města Lanškroun

 Využívání ručních snímačů (čteček) čárových kódů při inventarizaci majetku organizace se v poslední době stává častější než dřív. Tento způsob inventury oblíbený dříve hlavně u měst a obcí se nyní dostává více i do základních škol a domovů důchodců. V těchto organizacích během roku dochází k častějšímu přesunu majetku mezi místnostmi, což je pro inventarizaci mnohdy pracnější. Rychlé nalezení majetkové karty ke konkrétnímu majetku a také možnost hromadného přesunu majetku dělá ze čtečky velmi zajímavý nástroj pro inventarizaci.

Své zkušenost s inventurou majetku s pomocí čtečky čárových kódů nám zprostředkovala pracovnice městského úřadu Lanškroun Radka Krejčová.

Ruční snímač čárových kódů začalo Město Lanškroun využívat při inventarizace za rok 2013. Tištěné inventurní soupisy byly nahrazeny tímto funkčním zařízením, které dokáže rychle naskenovat čárový kód i v různých polohách  či sklonu přístroje. Data, která jsou přenesena do čtečky, jsou při načtení kódu ukládána a vyhodnocena. Pracovník rychle pozná, který majetek doposud nebyl ručně sejmut a  zkontrolován. Moderní způsob umožňuje rychlou inventarizace s minimem chyb. Inventury není možné „odfláknout“, musí být inventarizován každý majetek.

Poté, co si uživatelé čtečky nastudují základní klávesové zkratky, je zařízení uživatelsky velmi přívětivé. Výhodou je dále nízká hmotnost a skladnost. Nevýhodou se může zdát nemožnost polepení čárového kódu v zařízeních provozující stravování, kde vlivem provozu jsou čárové štítky často umaštěné. To však lze řešit nalepením čárového kódu na vytištěnou majetkovou kartu. Tyto majetkové karty jsou pak ve složce v každé místnosti s daným majetkem a sejmutí štítku probíhá z těchto karet.

Co je zapotřebí k tomu, abyste mohli inventuru provádět pomocí čtečky čárových kódů?

Nejdříve jsme začali s tiskem štítků s čárovým kódem majetku. Ten nám vytiskla firma GORDIC, ale může si ho provést i sama organizace. Pak jsme přistoupili k polepu samotného majetku. Zde je dobré, aby si každá organizace stanovila svoji metodiku polepu, tzn. aby se později štítek na majetku rychle našel a také šel jednoduše čtečkou načíst. Například stoly polepujeme vpravo zespodu, skříně polepujeme vpravo zevnitř, jelikož štítek zvenčí by nešel čtečkou sejmout v případě, že by byla skříň později přesunuta ke zdi.

Dalším krokem je zajištění čtečky čárových kódů. Čtečky se rozlišují podle velikosti kapacity. Nabízeny jsou o velikosti 2MB, 4MB, 8MB, 10MB i 16 MB. Pro představu, do čtečky s 4MB pamětí se vejde přibližně 26 000 položek. Dále se rozlišují podle způsobu snímání, tedy zda mají CCD nebo laser snímač. Laser je o trochu lepší, ale používat můžete bez problému i CCD. 
Nově firma GORDIC nabízí také 2D terminály pro ještě spolehlivější čtení etiket s horní přístupností. Nakonec se nainstaluje program, který propojí evidenci majetku s čtečkou čárových kódů a přetáhne do ní potřebná data k inventarizaci.

 Po provedení předchozích kroků jsme se pustili do samotné inventury. Napřed jsme do čtečky nahráli data celé organizace, ale lze načíst i jen určitý počet majetkových karet například dle evidenčních středisek, které se rozhodnete  inventarizovat. Další proces je spíše rutinní - na pracovišti spustíme čtečku a nastavíme si v čtečce místnost, kterou inventarizujeme. A to buď ručně na klávesnici čtečky, nebo pomocí sejmutí PIDu s označením místnosti. Pak začneme snímat majetek. Když čtečka pípne krátce, majetek byl nalezen a zobrazí se na displeji inventární číslo a název. Pokud čtečka pípne dlouze, majetek byl také nalezen, ale čtečka upozorňuje, že se má nacházet v jiné místnosti a uvede v jaké. Uživatel je dotázán, zda chce provést změnu umístění. Buď zvolíme ano a čtečka si poznačí změnu umístění, nebo ne a pak bychom měli majetek přemístit do původní místnosti.

 Na čtečce je dále možné zobrazit majetek, který se v místnosti má nacházet, nebo majetek, který jsme v místnosti ještě neinventarizovali, tzn. nesejmuli čtečkou. A tak pokračujeme místnost po místnosti. Po provedení fyzické inventury se zase vracíme k počítači a nahráváme zinventarizovaná data zpátky do programu. Ten nám umožňuje si  vytisknout potřebné tiskové sestavy (který majetek nebyl nalezen; u kterého majetku došlo k přemístění; který byl v pořádku inventarizován,..)  Dále je zde možné provést hromadnou změnu umístění přemístěného majetku.

 S čtečkou jsme spokojeni, znatelně nám zrychlila a usnadnila práci.